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La creazione di una copia separata di AltaStagione con archivi storici:
AltaStagione permette di separare una parte dei dati degli archivi fino ad una certa data, creando una copia storica e separata di programma e dati, utile a fini di consultazione e statistiche.
I vantaggi:
a)
si evita di portarsi dietro la zavorra di molti anni di lavoro, con relativi documenti, dettaglio, corrispettivi, ecc.
b)
si velocizzano i tempi di elaborazione del programma (dal backup alle statistiche)
c)
si salvaguarda la riservatezza delle proprie informazioni (le copie storiche sono delle semplici cartelle che, una volta create, possono essere tagliate/incollate su pen drive o unità esterne e dunque rimosse dal computer senza compromettere in alcun modo la funzionalità della copia di lavoro di AltaStagione. In caso di necessità si potrà poi ricollegare l'unità esterna, avviare da qui la copia storica di AltaStagione, e fare su questa tutte le statistiche e controlli che si desiderano)
Come si crea una copia storica:
Menù principale di AltaStagione > Utilità > Gestione archivi > compilare il campo "Fino alla data" > premere "Esporta"
Verrà creata una copia di AltaStagione, in una cartella chiamata "AltaStagione-<data>", contenente tutti i dati presenti nella copia di lavoro di AltaStagione (magazzino, tavoli, camerieri, ecc.).
Gli archivi economici (corrispettivi, documenti emessi e relativo dettaglio) nella copia storica però saranno "ripuliti" in modo da contenere i dati solo fino alla data che interessa, e nella copia di lavoro saranno eliminati tutti i dati dagli archivi economici prima della data indicata.
N.B.
I sospesi, nella copia di lavoro, non saranno toccati, in modo da mantenere in archivio tutti i sospesi anche prima della data indicata (sono partite in attesa di pagamento, dunque non vanno eliminate)
La reimportazione di dati di archivi storici nella copia di lavoro di AltaStagione:
La sezione "gestione archivi" di AltaStagione permette anche di effettuare l'operazione inversa rispetto all'esportazione: la reimportazione da una copia storica degli archivi economici.
Accentrando tutti i dati sulla copia di lavoro è in questo modo possibile fare statistiche e conteggi che comprendano più periodi storici di lavoro, ottenendo informazioni aggregate.
Dopo l'importazione, si può scegliere se eliminare anche in toto la copia storica da cui provengono i dati importati.
Una volta ottenute le statistiche o le informazioni che si desiderano, sempre dalla sezione "gestione archivi", si può scegliere di eliminare i dati presenti nella copia di lavoro fino ad una certa data, tornando ad una copia di lavoro priva dei dati storici.
Note tecniche IMPORTANTI:
Prima di procedere alla importazione dei dati, bisogna assicurarsi che gli archivi, tra la copia storica e la copia di lavoro di AltaStagione, siano compatibili.
Per fare ciò, generalmente è sufficiente copincollare l'eseguibile del programma (altastagione.exe) dalla cartella della copia di lavoro alla cartella della copia storica, quindi avviare la copia storica in modo che la struttura degli archivi venga aggiornata e resa conforme alla versione più recente di AltaStagione. Una volta verificato che il programma (copia storica) sia partito regolarmente, si potrà chiudere, avviare la copia di lavoro, e procedere alla importazione.
In casi particolari, tuttavia, se la copia storica fosse stata creata magari anni prima, e avesse un database diverso, non sarà possibile fare nessun adeguamento automatico dei dati, tantomeno sostituendo l'eseguibile, e sarà necessario un nostro intervento manuale per l'upgrade di programma e dati.
In caso di dubbio, chiedete a noi direttamente un responso specificando il numero di versione dell'eseguibile (altastagione.exe) di cui alla copia storica.
Premesso questo, e dando per scontato che gli archivi siano compatibili tra loro, ci sono altre considerazioni
da tenere presenti:
La reimportazione PUO' essere usata quando i dati da integrare fanno parte di una copia storica generata dalla copia di lavoro di AltaStagione, ma NON PUO' essere usata se la copia storica contiene dati già presenti nella copia di lavoro di AltaStagione.
Esempio di utilizzo corretto della procedura:
1) dalla copia di lavoro creo la copia storica (n.1) con i dati fino al 31/12/11
2) dalla copia storica creo una seconda copia storica
(n.2) con i dati fino al 31/12/10
In questo caso potrò importare sulla copia di lavoro i dati sia della copia storica n.1 che della copia
storica n.2 (non importa in che ordine).
Esempio di caso in cui non è possibile utilizzare la procedura di importazione:
1) dalla copia di lavoro creo la copia storica (n.1) con i dati fino al 31/12/11
2) dalla copia storica n.1 creo una seconda copia storica
(n.2) con i dati fino al 31/12/10
3) dalla copia storica n.2 creo una terza copia storica
(n.3) con i dati fino al 31/12/09
4) nella copia storica n.1 importo i dati della copia storica n.3
5) nella copia di lavoro importo i dati della copia storica n.3
a questo punto, se tentassi di importare nella copia di lavoro anche i dati della copia storica n.1, mi ritroverei con dei dati ridondanti (la copia 1 contiene anche i dati della copia 3, che però sono stati già integrati nella copia di lavoro al passaggio 5) ), e la procedura di importazione fallirebbe segnalando un errore.
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