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Oltre alla gestione e memorizzazione di preventivi e ricevute, Aprile può anche memorizzare le fiche, vale a dire schede proforma con le prestazioni effettuate per ciascun cliente, che potranno poi essere stampate come tali, ma anche convertite in ricevute una volta completate le prestazioni.
Per creare una fiche ci sono tre metodi:
PRIMO METODO - A PARTIRE DALL'ARCHIVIO CLIENTI
1) menù principale > clienti e attività > selezionare il cliente che interessa
2) nella sezione a destra "Documenti e attività", premere "Nuovo", scegliere "Fiche", confermare e compilare il documento. Eventualmente si può creare una fiche a partire da un modello, oppure fare sì che la stessa fiche diventi a sua volta un modello
N.B. per convertire una fiche in ricevuta, basta cliccare sulla freccetta del pulsante "modifica" del pannello "documenti e attività", e scegliere "converti fiche in ricevuta"
SECONDO METODO - CREANDO UN APPUNTAMENTO SUL PLANNER
1) menù principale > planner appuntamenti
2) creare un nuovo appuntamento (doppio clic su uno spazio del planner) > selezionare un cliente > compilare la scheda dell'appuntamento > cliccare su "Registra e crea fiche"
N.B. per convertire una fiche in ricevuta, dopo essere entrati una seconda volta nell'appuntamento già inserito, premere il pulsante "Converti fiche in ricevuta" - l'appuntamento verrà registrato, e sarà proposta la conversione
TERZO METODO - A PARTIRE DA UN APPUNTAMENTO GIA' CREATO SUL PLANNER
cliccare col tasto destro del mouse sull'appuntamento che interessa > selezionare "Fiche" e, dal sottomenù, scegliere l'opzione che interessa (crea, modifica, cancella, oppure "converti in ricevuta", se si desidera convertire una fiche già associata all'appuntamento in ricevuta)
La conversione di una fiche in ricevuta
Convertire una fiche in ricevuta si fa in un paio di click.
Una volta effettuata la conversione, è sufficiente inserire i dati aggiuntivi specifici per la ricevuta (ad esempio il numero di tessera fidelity, l'eventuale sconto applicato, la modalità di pagamento) e stamparla su carta o su scontrino.
NOTE IMPORTANTI
1) le fiche possono contenere sia prestazioni che prodotti di magazzino (questi ultimi vengono regolarmente scaricati)
2) quando si associa una fiche ad un appuntamento, e quindi ad un cliente, il cliente di cui all'appuntamento non può più essere modificato, a meno di cancellare l'appuntamento (ma la fiche resta in archivio!) oppure cancellare la fiche
3) se si cancella una fiche dal pannello "documenti e attività", l'eventuale appuntamento che faceva riferimento alla fiche verrà slegato dalla fiche: resterà dunque presente sul planner, ma senza più nessuna fiche associata
4) se si cancella un appuntamento che aveva una fiche associata, l'appuntamento viene eliminato dal planner, ma la fiche resta in archivio
5) è possibile stampare le fiche, sia su stampante (usa lo stesso modello della ricevuta, ma senza numerazione progressiva, che viene sostituita da un trattino "-"), che come proforma
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