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Aprile permette una gestione degli ordini a fornitore molto semplice e del tutto integrata alla gestione delle scorte di magazzino. Gli ordini sono compilati automaticamente in base alla giacenza, possono essere modificati liberamente, quindi stampati o inviati via fax od email, e gli arrivi (parziali o totali) della merce possono essere trasformati con un click in documenti di trasporto o fatture di acquisto per un carico immediato in magazzino.
Come inserire un ordine a fornitore?
Da menù principale > "magazzino, acquisti, ordini, primanota" > pagina "ordini" > selezionare un fornitore > premere "Nuovo ordine al fornitore selezionato".
Verrà preparato automaticamente un modulo d'ordine con all'interno *tutti* gli articoli di magazzino associati al fornitore scelto ; per ciascun articolo la quantità di riordino predefinita sarà pari a:
a)
zero se l'articolo ha una giacenza superiore alla quantità di scorta
b)
oppure, se l'articolo ha una giacenza pari o inferiore alla quantità di scorta, sarà proposta una quantità di riordino pari alla quantità necessaria per salire di 1 pezzo sopra la quantità di scorta
per quanto riguarda i prezzi di acquisto (imponibile) e le percentuali di sconto 1 e 2, saranno considerati e proposti quelli dell'acquisto più recente del prodotto. Si potranno poi modificare in seguito qualora prezzi e sconti fossero stati variati dal fornitore.
Una volta preparato, l'ordine verrà mostrato a video con tutti gli articoli, e le quantità di riordino saranno liberamente modificabili.
Esempio di modulo d'ordine
notare che:
- sono elencati *tutti* gli articoli del fornitore cui è intestato l'ordine (il cui nome si può leggere nella parte alta della maschera)
-
la colonna "ordinato" evidenzia su fondo verde gli articoli che hanno quantità in ordine
- la colonna "già arrivato" evidenzia su fondo giallino gli articoli che sono già arrivati, riversati in un documento di acquisto e quindi caricati come giacenza di magazzino
- la colonna "residuo ordine" evidenzia su fondo giallino gli articoli la cui evasione da parte del fornitore non c'è ancora stata o è stata solo parziale - per cui resta ancora della quantità di prodotto da ricevere ; viene evidenziato su fondo rosso una quantità di residuo negativa, che può dipendere o da un errore di digitazione dell'operatore, che ha segnalato come "arrivato" una quantità maggiore dell'ordine, o da un errore del fornitore, che ha inviato una quantità di prodotto maggiore di quella ordinata
L'imponibile unitario del prodotto, le due aliquote di sconto e l'aliquota iva sono visualizzate e modificabili, articolo per articolo, nella parte alta della maschera ; non sono visualizzate in griglia perchè non avrebbe alcuna utilità farlo.
Scorciatoie via tastiera per compilare o modificare rapidamente un ordine.
Una volta che l'ordine è mostrato a video, la barra di evidenziazione degli articoli è posizionata sul primo articolo in lista. Per rendere più veloce la compilazione dell'ordine, scorrendo su e giù tra gli articoli, è possibile evitare di usare il mouse e usare invece solo i tasti: PagSu per tornare all'articolo precedente, e PagGiu oppure Invio per spostarsi all'articolo successivo.
Grazie a queste scorciatoie è possibile, senza usare il mouse, digitare rapidamente, articolo dopo articolo, le quantità in ordine.
Esempio: cliccare sulla casella "Ordinato" mostrata in alto > verrà mostrata la quantità in ordine per l'articolo evidenziato dalla barra sulla griglia > digitare un valore a piacere > premere Invio o PagGiu > la nuova quantità viene associata all'articolo e la barra si sposta sull'articolo successivo, mentre il cursore resta lampeggiante sulla casella "Ordinato" rendendo così possibile inserire un quantità per il nuovo articolo. Ripetere dunque il procedimento per tutti gli articoli dell'ordine.
Se non si desidera modificare la quantità in ordine visualizzata, premere semplicemente Invio o PagGiu.
Se si è sbagliato a digitare una quantità e si è già andati all'articolo successivo, premere PagSu, tornando quindi all'articolo precedente, correggerla, quindi premere Invio o PagGiu.
Dopo aver registrato l'ordine, vedo le quantità in magazzino?
Si, la colonna "ordinato" della griglia articoli riporta, per ciascun articolo, la quantità attualmente in ordine, su fondo verde per una maggiore evidenza.
E quando arriva la merce?
E' necessario modificare l'ordine compilando, per ciascun articolo, la voce "nuovo arrivo" con la quantità di prodotto effettivamente arrivata. Qualora l'ordine sia stato evaso completamente dal fornitore per un certo prodotto, è possibile, anzichè digitare la quantità, premere semplicemente F2 per confermare come effettivamente arrivata quella che era la quantità in ordine. Ripetere per ogni rigo.
IMPORTANTE: Una volta registrato l'ordine modificato come descritto sopra con le quantità arrivate, i prodotti non vengono ancora messi in giacenza in magazzino. Per farlo è necessario creare un documento di acquisto intestato al fornitore di cui all'ordine riversandoci dentro, con un'opportuna opzione della sezione acquisti, tutti gli arrivi.
Questo è necessario per due ragioni:
1) perchè l'ordine in sè non è un documento di carico, e dunque non può essere utilizzato per caricare il magazzino, se prima l'arrivo non viene riversato in un documento di acquisto.
2) perchè gli ordini potrebbero essere evasi in più volte, con più spedizioni e più documenti di trasporto e unica fattura di acquisto e/o con più fatture di acquisto, quindi non è possibile, vista la varietà di situazioni, pensare di generare in automatica un unico carico nè un unico documento di acquisto da un ordine.
Una volta registrata la quantità arrivata per uno specifico ordine, è necessario quindi andare nella pagina "acquisti" (accanto alla pagina "ordini"), e:
a) se l'arrivo è accompagnato da una fattura immediata, premere "nuovo" > "fattura" > compilare i dati generali della fattura con fornitore, categoria, data, eccetera > pagina "ddt" > pulsante "genera ddt con i dati di arrivo da ordine" > verrà quindi generato un ddt chiamato "ordine"+numero ordine con relativo dettaglio di quantità, prodotti, prezzi e scontistica, così come specificato nell'ordine - tale dettaglio sarà poi modificabile liberamente dalla pagina "articoli in ddt", nel caso in cui qualche prezzo o sconto, ad esempio, non corrispondesse, fattura alla mano, con quanto in ordine.
b) se l'arrivo invece è accompagnato da un documento di trasporto, cui seguirà emissione di fattura (magari riepilogativa di vari documenti di trasporto), sarà necessario individuare nella sezione acquisti se c'è già un documento aperto per quel fornitore, modificarlo (pulsante "modifica") e aggiungere il "ddt da ordine" come al precedente punto a) - qualora non ci fosse, invece, un documento aperto intestato a quel fornitore, creare una fattura di acquisto, esattamente come descritto al punto a) assegnando come numero documento un trattino "-" per indicare che la fattura arriverà in seguito. Ulteriori forniture con ddt da parte del fornitore dovranno essere accodate nello stesso documento, registrandole come altri ddt con relativo dettaglio, fino a che non arriverà la fattura riepilogativa. Solo a quel punto si compilerà il campo "numero fattura" e "data" del documento verificando che l'importo totale della fornitura complessiva registrata sul pc corrisponda con l'importo sul cartaceo.
Per completare il discorso: sia nel caso a) che nel caso b), una volta che si registra il documento di acquisto, succedono due cose:
1) viene caricata in magazzino la merce di cui al documento
2) l'ordine viene modificato travasando la quantità di "nuovo arrivo" in "già arrivato e caricato". Il "nuovo arrivo" di conseguenza, tornando all'ordine, risulterà pari a zero.
Un esempio pratico.
Consideriamo il caso più complesso, quello di un ordine di un certo prodotto venga evaso in più volte. La dinamica sarà la seguente:
fase 1) compilo l'ordine per il prodotto, considerando la quantità pari a 100 ; in griglia mi apparirà, a lato del nome del prodotto:
ordinato: 100 - già arrivato: 0 - nuovo arrivo: 0 - residuo (deve arrivare): 100
fase 2) stampo e invio l'ordine al fornitore
fase 3) il fornitore mi manda 40 pezzi di quel prodotto ; modifico l'ordine e segno l'arrivo:
ordinato: 100 - già arrivato: 0 - nuovo arrivo: 40 - residuo (deve arrivare): 60
e registro l'ordine modificato
fase 4) creo un documento di acquisto riversando come ddt l'arrivato di cui all'ordine ; viene caricato il magazzino con i 40 pezzi, e tornando all'ordine ci ritroveremo:
ordinato: 100 - già arrivato: 40 - nuovo arrivo: 0 - residuo (deve arrivare): 60
fase 5) a distanza di tempo il fornitore ci manda un secondo lotto di 60 pezzi di quel prodotto, che completa ordine e fornitura ; modifico l'ordine e segno l'arrivo:
ordinato: 100 - già arrivato: 40 - nuovo arrivo: 60 - residuo (deve arrivare): 0
e registro l'ordine modificato
fase 6) riprendo il documento di acquisto creato al punto 4) e aggiungo un nuovo ddt generato dal nuovo arrivo ; viene caricato il magazzino con gli ulteriori 60 pezzi, e tornando all'ordine ci ritroveremo:
ordinato: 100 - già arrivato: 100 - nuovo arrivo: 0 - residuo (deve arrivare): 0
IMPORTANTE: Una volta che tutti gli articoli sono arrivati e la fornitura è completa, l'ordine viene marcato in archivio ordini come "chiuso" ed è possibile, volendo, cancellarlo.
FAQ - le risposte alle domande più frequenti
D. Posso cambiare il numero dell'ordine mostrato in lista?
R. No, è un numero progressivo interno e univoco stabilito dal programma, e non può essere modificato.
D. Ho appena cancellato un ordine e lo sto reinserendo, ma il numero progressivo è avanzato di una unità. Posso riportarlo indietro al numero precedente?
R. No, per la stessa ragione di cui alla domanda precedente.
D. Ho due (o più) ordini fatti allo stesso fornitore, entrambi con indicata una quantità in arrivo per certi articoli. Quando inserisco un documento di acquisto e premo "genera ddt con i dati di arrivo da ordine" mi compariranno gli articoli di entrambi gli ordini?
R. No. Per farlo bisognerà selezionare gli ordini uno alla volta, dalla tendina, quindi premere il pulsante ; verranno creati tanti ddt quanti sono gli ordini.
D. Se cancello una fattura di acquisto nella quale (per errore, ad esempio) avevo riversato un arrivo di merce, l'arrivo viene riportato nell'ordine e quindi reso disponibile per essere inserito in un altro documento?
R. No, una volta fatto il travaso dell'arrivo da un ordine ad un documento di acquisto, il carico della merce perde il suo legame con l'ordine (la ragione è che l'utente può modificare liberamente il documento di acquisto, cancellando articoli, aggiungendone altri, modificando importi, quantità, eccetera), quindi non può essere più riversato nell'ordine.
D. Posso annullare un arrivo di merce già travasato in fattura cancellando il ddt generato automaticamente dal pulsante "genera ddt.."?
R. No, per la stessa ragione di cui alla domanda precedente.
D. Se in una fattura di acquisto, dopo aver indicato un fornitore e riversato un arrivo di merce, cambio il fornitore, cosa succede?
R. Succede che la fattura sarà registrata a nome del nuovo fornitore, con tutti gli articoli provenienti dall'ordine al vecchio. Pertanto *NON* cambiare mai fornitore ad un documento di acquisto se nel frattempo si sono riversati nel documento degli arrivi di merce.
D. Ho creato per errore un secondo documento di acquisto per un secondo arrivo. In realtà il fornitore mi manderà una fattura unica per entrambe le spedizioni. Posso accorpare i due documenti di acquisto in uno unico?
R. No, attualmente non è previsto l'accorpamento di più documenti di acquisto in un documento unico. Fare attenzione dunque quando si creano i documenti di acquisto.
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