Aprile consente di memorizzare per ogni cliente, oltre a preventivi e ricevute, anche lo storico dei rapporti con il cliente stesso, così da poter aggiungere annotazioni e tenere traccia di telefonate, problemi, e altri elementi importanti che dovessero riguardare il cliente ; il tutto è completato dalla possibilità di allegare ad ogni voce in storico un numero illimitato di documenti. |
Nella sezione "Clienti e attività" > pannello "Documenti e attività" > pulsante "nuovo" > è possibile scegliere come nuovo documento, oltre a ricevuta o preventivo, anche una delle attività-tipo:
una volta confermato si può compilare la scheda di dettaglio attività con data, descrizione sintetica, modalità, priorità/evidenza e note:
la modalità può essere usata per indicare in dettaglio, ove previsto, il mezzo usato per la comunicazione (posta ordinaria, raccomandata, assicurata, fax, incontro diretto, ecc.) ; la priorità/evidenza, invece, rappresenta un colore, opzionale, con cui si desidera che l'attività sia mostrata in lista nello storico del cliente (a scelta tra: verde, giallo, rosso, blu - il significato e l'interpretazione dei colori è puramente discrezionale ; ad esempio rosso può indicare un'urgenza, verde un qualcosa di andato a buon fine, blu qualcosa da tenere in evidenza, giallo un'incombenza da sbrigare, ecc.)
Nella pagina "allegati", accanto, è possibile aggiungere dei file (in numero illimitato) come allegati all'attività. Ad esempio, in figura, si è aggiunto una copia, scansionata, di un modulo d'ordine inviato a fornitore dietro ordine di un cliente:
i file ammessi sono di qualunque tipo: ad esempio .doc, .xls, .pdf, .bmp, .jpg, eccetera - per la visualizzazione degli allegati è necessario chiaramente avere installato nel sistema operativo il software adatto - ad esempio se si inserisce come allegato un file pdf, premendo il pulsante "apri", verrà aperto Acrobat Reader (che dovrà essere installato) + il file pdf in questione.
Non ci sono limiti per quanto riguarda la dimensione di un singolo allegato ; tuttavia il database consente di inserire allegati fino ad un totale massimo complessivo di 1,9 GB (1945 MB). Per evitare di saturare il database e insieme mantenere al livello massimo le prestazioni di Aprile, soprattutto nell'uso in rete, il consiglio è quello di allegare file quanto più piccoli possibile, soprattutto se si fa un grande uso di allegati.
Per concludere, ecco di seguito una schermata-tipo di come appare lo storico completo di un cliente:
in griglia sono riportati sia ricevute che attività, evidenziate con vari livelli di risalto/priorità (notare che le attività che contengono allegati hanno il simbolo di graffetta nella seconda colonna in griglia ("Alleg.")).
Grazie alla gestione delle attività diventa facile e immediato, come si vede, ricostruire in un attimo la situazione completa di un cliente.
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