|
Panea include un completo sistema di tracciabilità e rintracciabilità alimentare, integrato con il magazzino delle materie prime, con il magazzino di stoccaggio, con il sistema di gestione della produzione giornaliera, e con l'emissione (manuale o automatica) dei buoni di consegna, in osservanza di quanto previsto dalla normativa CE 178/2002.
DEFINIZIONI:
La tracciabilità è il processo informativo che segue il prodotto da monte a valle della filiera produttiva.
La rintracciabilità è il processo inverso, che permette di risalire da valle a monte le informazioni distribuite lungo la filiera.
DAL PUNTO DI VISTA LOGICO:
Il processo, dal punto di vista logico, è molto semplice, e si sviluppa in due soli punti:
1) caricare le materie prime registrando anche il numero di lotto assegnato dal fornitore
2) creare dei numeri di lotto per identificare la produzione interna e, per ciascun numero di lotto, indicare quali materie prime sono state utilizzate e con quali numeri di lotto fornitore
Si creerà un numero di lotto di produzione ogni qualvolta si cambino le materie prime, oppure si attinga ad un lotto
fornitore differente. Potrà capitare, quindi, ad esempio, che un lotto di produzione possa coprire la produzione di 2
(o più) giorni, se si attinge sempre alle stesse materie prime con gli stessi lotti fornitore, oppure che,
nell'ambito di una stessa giornata, si possano dover creare 2 (o più) lotti, a causa esaurimento di una materia prima
di un certo lotto del fornitore e del passaggio all'utilizzo della stessa materia prima, ma di un altro lotto fornitore,
oppure di un fornitore differente.
DAL PUNTO DI VISTA OPERATIVO:
1. CARICO MERCE DA FORNITORE
Il carico delle materie prime provenienti da fornitore può essere fatto in due modi:
a) caricando direttamente la quantità nel magazzino delle materie prime (menù principale > materie prime, lotti di produzione, ecc. > pagina "materie prime" > pulsanti "carico" o "scarico")
b)
oppure registrando il documento di carico (ddt o fattura di acquisto) (menù principale > materie prime, lotti di produzione, ecc. > pagina "acquisti").
In entrambi i casi si tratterà di indicare, per ogni carico, anche il numero di lotto assegnato dal fornitore alla materia prima in oggetto.
Se, nell'ambito di una stessa fornitura, e per la stessa materia prima, ci fossero più lotti, si dovranno registrare singolarmente i carichi dei singoli lotti e relativi quantitativi. I numeri di lotto indicati saranno registrati nell'archivio dei movimenti delle materie prime (menù principale > materie prime, lotti di produzione, ecc. > pagina "materie prime" > sottopagina "movimenti"), associati al carico per ciascuna materia prima.
2a. CREAZIONE DEI LOTTI INTERNI DI PRODUZIONE
La gestione dei lotti interni di produzione si trova nella sezione:
menù principale > materie prime, lotti di produzione, ecc. > pagina "lotti di produzione"
da qui si possono creare e modificare i lotti e il relativo dettaglio delle materie prime impiegate. Ogni lotto è identificato da data, numero, e note.
Il numero di lotto può essere assegnato liberamente dall'utente, ma deve essere univoco.
Ogni materia prima impiegata è identificata dalla descrizione della materia prima, dal numero di lotto del fornitore, e da note (dove si può indicare nome del fornitore, quantità impiegata, o altro).
2b. COME NUMERARE I LOTTI INTERNI DI PRODUZIONE
La numerazione dei lotti di produzione deve essere univoca.
(Esempio
di un numero di lotto: B60508ZF03)
Panea, quando si crea un nuovo numero di lotto, propone la data di sistema codificata come "aaaammgg-" (ad esempio il 20 dicembre 2012 diventerà "20121220-". All'operatore poi il compito di mantenere questa sigla, o sostituirla, aggiundovi nel caso il resto dei codici identificativi della produzione.
Panea gestisce numeri di lotto di un massimo di 20 caratteri alfanumerici, e al momento della registrazione verifica che i numeri di lotto indicati non siano già stati utilizzati.
3. PRODUZIONE GIORNALIERA
Per quanto riguarda la produzione giornaliera, è sufficiente indicare il numero di lotto che si sta utilizzando nella tendina corrispondente della sezione menù principale > ddt e fatture.
Tutti i buoni di consegna emessi da quel momento in poi, riporteranno come lotto assegnato lo stesso indicato in tendina.
Per ogni singolo buono di consegna, poi, sarà possibile indicare, se necessario, un numero di lotto diverso.
4. PRODUZIONE PER LO STOCCAGGIO
La produzione per lo stoccaggio è gestita da:
menù principale > materie prime, lotti di produzione, ecc. > pagina "prodotti finiti" (in alto) > sottopagina "documenti di produzione interna" (a sinistra).
(clicca sull'immagine per ingrandire)
La logica e l'utilizzo, in generale, dei documenti di produzione interna, è spiegata in questa pagina.
Per quanto riguarda, nello specifico, la gestione dei lotti di produzione, l'accorgimento è semplicemente quello di assegnare ad ogni documento di produzione interna un numero di lotto, come mostrato in figura. Il riferimento al lotto sarà quindi riportato automaticamente nei movimenti di carico dei singoli prodotti finiti di cui al documento (sottopagina "movimenti", a sinistra).
5. FORNITURA A CLIENTE
I buoni di consegna possono contenere due tipi di fornitura: quella proveniente dalla produzione giornaliera, e quella proveniente dal magazzino di stoccaggio.
La produzione giornaliera avrà un suo proprio numero
di lotto, corrispondente al lotto di produzione del giorno, e ciò a prescindere dal prodotto fornito.
I prodotti provenienti da magazzino di stoccaggio, invece, potranno avere ciascuno uno o più numeri di lotto, a seconda delle circostanze.
(clicca sull'immagine per ingrandire)
In figura, sopra, è mostrata la dinamica di inserimento dei lotti nei buoni di consegna:
1 - si indica il numero di lotto attribuito a tutta la produzione giornaliera fornita
2 - cliccando col tasto destro sulla colonna "scarico da magazzino prodotti finiti", quindi su "dettaglio lotti", si apre la maschera 3
3 - qui si inseriscono il lotto o i lotti relativi ai prodotti stoccati forniti al cliente ; in caso di più lotti, nelle note può essere indicata la quantità releativa al singolo lotto
I prodotti finiti che hanno un dettaglio di lotti indicato vengono mostrati con un asterisco accanto alla quantità, nella colonna "scarico da magazzino prodotti finiti"
Scorciatoia: per inserire velocemente un lotto, associandolo ad un prodotto, anzichè cliccare col tasto destro ecc., si può premere il tasto INS, dopo essersi posizionati col cursore sulla colonna "scarico da magazzino prodotti finiti" del prodotto che interessa.
6. ESEMPIO DI TRACCIABILITA', da lotto fornitore
Il proposito della tracciabilità è quello di verificare come sia stato utilizzato un certo lotto di produzione di un fornitore nell'ambito della produzione interna.
da: menù principale > statistiche > tracciabilità
Digitare il codice del lotto di produzione del fornitore e confermare.
Dopo l'elaborazione, sarà mostrato un prospetto che elencherà i lotti di produzione interna nei quali compaiono una o più materie prime con il numero di lotto fornitore indicato.
Per ciascun lotto di produzione interna saranno indicati, in dettaglio:
1) le materie prime, ciascuna delle quali seguita dall'elenco dei movimenti di carico di magazzino che fanno riferimento al lotto fornitore in questione
2)
i buoni di consegna nei quali il lotto di produzione interna compare (o per la produzione giornaliera, oppure per i prodotti finiti), con, per ciascuno, i relativi estremi, nome del cliente (ragione sociale per la fatturazione), e indirizzo di destinazione.
7. ESEMPIO DI RINTRACCIABILITA', da lotto interno di produzione
Il proposito della rintracciabilità è quello di verificare a quali clienti e con quali forniture siano andati i prodotti di cui ad un certo lotto interno di produzione.
da: menù principale > statistiche > tracciabilità
Scegliere da tendina uno dei lotti interni di produzione e confermare.
Dopo l'elaborazione, sarà mostrato un prospetto che riporterà:
a)
le informazioni di cui al lotto (data, numero, note)
b) l'elenco dei buoni di consegna nei quali il lotto compare (o per la produzione giornaliera, oppure per i prodotti finiti), e, per ciascuno di questi:
b1) gli estremi del buono di consegna
b2)
nome del cliente (ragione sociale per la fatturazione), e indirizzo di destinazione
b3) l'indicazione che il lotto sia stato usato, o meno, per la produzione giornaliera
b4)
il dettaglio dei prodotti di stoccaggio ove compaia il numero di lotto indicato
La stampa dei numeri di lotto
Il dettaglio dei numeri di lotto viene stampato solo sui buoni di consegna. E' utile infatti solo quando si accompagna alla merce, ad esempio per dare modo al personale addetto allo stoccaggio e alla vendita di fare delle verifiche.
I lotti non vengono indicati in fattura, essendo quest'ultima un mero documento contabile, spesso riepilogativo di molte forniture, e utile solo al cliente a fini fiscali e per il pagamento, e non per il controllo della merce.
In fattura, comunque, se riepilogativa, è indicato il dettaglio dei buoni di consegna che questa include. Dai buoni di consegna, dunque, il cliente può risalire anche ai singoli numeri di lotto, prodotto per prodotto, per ciascuna singola fornitura.
NOTE sulla implementazione della gestione dei lotti in Panea
La gestione dei lotti implementata in Panea è stata progettata in modo da non introdurre troppe rigidità e controlli, che avrebbero come risultato il far perdere tempo all'operatore nel corso delle inevitabili inesattezze che una gestione reale di magazzino comporta.
Per questo non esiste, tra le altre cose, una gestione delle scadenze delle materie prime, nè il calcolo della disponibilità dei quantitativi residui delle stesse, per singolo lotto, come differenza fra carichi e scarichi.
Valuteremo eventualmente in futuro, qualora ce ne fosse la richiesta da parte dell'utenza di Panea, se estendere le funzionalità alla gestione anche di questo tipo di esigenze, fermo restando che questo genere di gestione, pur dando un maggior grado di controllo sul magazzino delle materie prime, e riducendo a zero la possibilità di errori, renderebbe più complessa e lenta la gestione e, soprattutto, non avrebbe alcuna utilità ai fini dell'esigenza specifica della tracciabilità/rintracciabilità.
|
