Lo scadenzario delle attività e il sistema di invio automatico di avvisi periodici ai contatti

ProPlanner integra un completissimo scadenzario delle attività (menù principale > scadenzario attività).

Obiettivo dello scadenzario è tenere traccia sia delle attività che delle scadenze, da eseguire, eseguite, scadute o in scadenza, in modo da avere sotto controllo ogni aspetto del proprio lavoro.

Le attività possono essere indipendenti dai contatti/clienti (ad esempio: "ricordarsi di fare" qualcosa), oppure legate a questi (ad esempio, la scadenza di un abbonamento di un cliente, con necessità di rinnovo, oppure di un pagamento, la necessità di ricevere certa documentazione da un collaboratore, ecc.).

Gli avvisi periodici

Per le attività legate a contatti, è anche possibile far inviare da ProPlanner al contatto, periodicamente e automaticamente, degli avvisi via email e/o sms, sollecitandolo o invitandolo ad un eventuale adempimento.

Per semplificare la gestione degli avvisi, questi sono legati a dei modelli di avviso standard. Usando i modelli si evita di dover scrivere, per ciascuna scadenza, il messaggio che si vuole sia inviato al contatto ; il messaggio sarà invece ricavato automaticamente dal modello.

Si potranno creare quindi modelli specifici per i vari tipi di attività (sollecito di pagamento, invito al rinnovo di qualcosa, ecc.), che sarà sufficiente associare ad ogni attività, caso per caso. Da quel momento in poi, seguendo i criteri specificati nel modello, al contatto saranno inviati gli avvisi periodici.

Nei paragrafi a seguire approfondiremo i vari aspetti della cosa.

I modelli di avviso

I modelli prevedono la possibilità di inviare avvisi automatici periodici, via email e/o sms, con un testo personalizzabile e che può essere legato, tramite dei cosiddetti "token", sia ai dati della scadenza che ai dati del contatto.

In figura, sotto, un esempio di modello per l'invio di sms ed email ogni settimana, a partire da 10 giorni prima della scadenza fino a 30 giorni dopo:



Tutte le scadenze associate ad un modello verranno gestite nello stesso modo, in base a ciò che il modello prevede.

Cosa sono i token ?

I token sono dei codici che vengono sostituiti, nel messaggio di avviso reale inviato poi al contatto, da valori specifici legati al cliente o alla attività: ad esempio al posto di "[data]" verrà indicata la data della scadenza (ad esempio "31/12/2010"), al posto di "[nome] [cognome]" sarà indicato il cognome e nome del contatto cui è associata la scadenza (ad esempio "Mario Rossi"). Al token "[ragsoc]" viene sostituito l'insieme di cognome + spazio + nome.

L'uso del token "[extra]"

Riferendoci al modello in figura, che prevede l'invio di avvisi sia PRIMA che DOPO la scadenza, notiamo che il messaggio periodico dovrebbe cambiare a seconda che la scadenza fosse già scaduta oppure no. Un messaggio fisso, infatti, come "il suo abbonamento scadrà il .." andrebbe bene solo fino alla data della scadenza, ma in seguito dovrebbe essere sostituito da "il suo abbonamento è scaduto il ..".
Per evitare di dover definire due messaggi distinti, per l'invio prima e dopo la scadenza, si usa il token "[extra]". Il token sarà sostituito da un certo testo (personalizzabile) quando l'avviso viene inviato prima della data di scadenza, e da un altro testo quando l'avviso viene inviato in data di scadenza o dopo.
La figura riporta un esempio pratico di utilizzo.

Creare, modificare, cancellare i modelli

I modelli possono essere creati/modificati/cancellati dallo scadenzario delle attività > pagina "modelli di avviso", oppure in fase di inserimento/modifica di una attività legata ad un cliente, come in figura:



(1) = tendina da cui scegliere il modello da associare alla scadenza
(2) = pulsanti "nuovo" (a sinistra) e "modifica" (a destra) per inserire un nuovo modello, o visualizzare/modificare quello selezionato da tendina

IMPORTANTE

1) i modelli non possono essere cancellati finchè ci sono scadenze che vi fanno riferimento

2) modificando un modello (ad esempio la periodicità, oppure il testo dell'email o dell'sms), tutte le scadenze associate a quel modello vedranno modificati i propri avvisi, da quel momento in poi, di conseguenza: fare quindi MOLTA attenzione a ciò che si fa

3) gli avvisi sono inviati all'avvio del programma, una volta per data e, in caso di utilizzo da più computer in rete, solo dal pc che fa da server, vale a dire quello su cui è installato ProPlanner. Nella pagina "storico degli avvisi" del modulo scadenzario è riportato l'elenco cronologico delle operazioni svolte e degli avvisi inviati:



la cronologia degli avvisi inviati viene limitata automaticamente alle ultime 500 righe, per praticità