Il gestionale deve essere installato su una sola macchina, il “file server”.

Al server si collegheranno quindi via rete cablata (minimo 100 Mbit) una serie di client, che utilizzeranno il programma e gli archivi memorizzati sul server, condividendoli.

1. Installazione sul server

Il gestionale deve essere installato su una sola macchina, il “file server”.

Sul file server va abilitata la condivisione in lettura/scrittura della cartella del programma, e vanno disabilitate TUTTE le funzioni di risparmio energetico/standby (in particolare quelle che riguardano dischi fissi e schede di rete)

2. Configurazione dei client

Per configurare un client a lavorare in rete con il gestionale:

a) dalla macchina client sfogliare la rete, cercare il nome del computer corrispondente al file server e aprirlo

b) all’interno sarà visualizzato il nome della cartella condivisa del programma, aprirla

d) cliccare con il tasto destro del mouse sull'eseguibile del programma e selezionare "invia a.." > "desktop", per creare l'icona di collegamento sul desktop

Disabilitare sui client TUTTE le funzioni di risparmio energetico/standby (in particolare quelle che riguardano dischi fissi e schede di rete)

3. Procedura corretta per avviare i gestionali

Ad inizio giornata:

a) avviare il gestionale sul server e attendere il completamento del backup automatico (se previsto) e l'avvio del programma - a quel punto il gestionale può essere tenuto aperto se c'è un operatore che lo utilizza ; viceversa, se si tratta di un server impresidiato, dopo il completamento del backup, si può chiudere il gestionale

b) avviare il gestionale sui client

4. Procedura corretta per chiudere i gestionali

A fine giornata:

a) chiudere il programma su tutti i client (ed eventualmente, di seguito, chiudere la sessione di Windows su questi)

b) se il programma era rimasto aperto sul server, chiuderlo sul server (ed eventualmente, di seguito, chiudere la sessione di Windows sul server)

IN NESSUN CASO SI DEVE CHIUDERE LA SESSIONE DI WINDOWS SUL SERVER CON IL PROGRAMMA ANCORA APERTO SUI CLIENT - si rischierebbe seriamente di compromettere l'integrità degli archivi

5. Raccomandazioni importanti

a) usare una rete a 100 Mbit o Gigabit, cablata a norma (cavi UTP Cat.5 o 6 posati in canalette dedicate) - usare un hub a 100 Mbit o Gigabit di marca e di buona qualità ; non usare in nessun caso gli HAG di Fastweb, perchè lenti (sono a 10 Mbit) e possibile causa, per via della loro scarsa velocità, di perdite e corruzioni di dati degli archivi

b) NON collegare in NESSUN caso i client al server usando reti wireless, le reti wireless non garantiscono nè banda sufficiente (una rete wifi 802.11g garantisce ad un client di rete non più di 10 Mbps di banda reale, del tutto insufficiente per garantire uno scambio di dati costante senza intasamenti), nè la stabilità del collegamento che è assolutamente indispensabile per la condivisione in rete dei nostri gestionali (una interruzione del collegamento, anche brevissima, comporta come conseguenza il blocco del gestionale e una probabile corruzione degli archivi)

c) in uno scenario tipico con rete a 100 Mbit, non è consigliabile utilizzare contemporaneamente più di 5-6 client collegati al server ; in caso di utilizzo con ulteriori client upgradare la rete allo standard Gigabit, altrimenti si potrebbero verificare problemi di rallentamenti, congelamenti del software e possibile corruzione degli archivi

d) si deve evitare che i pc possano spegnersi all’improvviso a seguito di sbalzi di corrente o blackout, quindi sia il server che i client devono essere dotati di un gruppo di continuità ; lo spegnimento improvviso di un client comporta un'alta probabilità di danneggiare gli archivi del gestionale ; lo spegnimento improvviso del server garantisce la certezza assoluta di provocare danni agli archivi

e) dotarsi di SafeDrive per avere i backup automatici e giornalieri dei dati del gestionale sul server, ed ovviare in questo modo ad eventuali danni agli archivi, ai dischi, o ai pc (SafeDrive, volendo, fa ANCHE i backup su cloud)

f) prima di spegnere il server, chiudere prima il programma su tutti i client - viceversa potrebbero verificarsi problemi ai dati e danni agli archivi

g) non mandare MAI in ibernazione il server mentre ha (o qualche client ha) il gestionale aperto

h) non mandare MAI in ibernazione i client mentre hanno il gestionale aperto

i) disabilitare tutte le funzionalità di risparmio energetico (standby e ibernazione), sia per quanto riguarda i dischi che le schede di rete, sia sul server che su tutti i client - viceversa si potrebbero generare errori di "general lock failure", dovuti alla mancata comunicazione tra client e server, con necessità di terminare forzatamente il gestionale e alta probabilità di provocare, in questo modo, danni agli archivi.

Casi particolari:

a) Utilizzo del programma al di fuori della rete locale, tra sedi distaccate tra loro

Il consiglio è quello di far accedere la sede distaccata tramite i servizi Terminal Services di Windows, se disponibili, altrimenti installando una macchina virtuale sul server, che operi come client, e a cui la sede distaccata si collegherà, con un software di telecontrollo, come VNC o TeamViewer, per operare da remoto.
E' assolutamente sconsigliato, invece, sia per via delle performance scarse che dell'affidabilità molto relativa, l'accesso in VPN tramite adsl, hdsl, shdsl, ecc.

b) Installazione su NAS (Network Attached Storage - dischi fissi di rete)

Non si può installare il gestionale su NAS: l'utilizzo condiviso tra più utenti sarebbe estremamente lento o problematico (i NAS non sono progettati per gestire in rete l'accesso contemporaneo a decine o centinaia di file)