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L'utilità delle abbreviazioni
 Nei software gestionali capita di frequente di dover inserire, nel corso del tempo, le stesse frasi o porzioni di testo più volte, per diversi clienti/pazienti o situazioni varie (storico, prestazioni, ecc.).
Il sistema delle abbreviazioni consente di inserire velocemente delle frasi preimpostate e personalizzabili, anche molto lunghe, digitandone semplicemente un breve codice mnemonico (a scelta dell'utente) ; come risultato il contenuto del testo completo passerà automaticamente nella casella dove si sta digitando.
Alcuni casi reali
1) consideriamo il software per studi medici Studio: durante l'inserimento di testo nelle caselle di Note, Anamnesi, Storia Clinica, Prestazioni, e così via - molte frasi tipiche della fraseologia medica sono ricorrenti
2) software per attività commerciali/officine Titano: sia le prestazioni (i lavori svolti) che lo storico dei rapporti con i clienti, presentano delle ripetitività nelle descrizioni: ad esempio: "sollecitare pagamento", "tagliando completo", "revisione e bollino blu", "consulenza come da preventivo n.", ecc.
Stesso discorso, con le opportune varianti di contesto, vale per tutti gli altri gestionali.
Dove si possono usare le abbreviazioni ?
Durante la digitazione in caselle di testo o memo (note)
Come iniziare ad usare le abbreviazioni ?
Mentre il cursore lampeggia su una casella di testo o memo, premere insieme i due tasti:
CTRL + A
Apparirà l'archivio delle abbreviazioni. Inizialmente sarà vuoto.
Premere il pulsante "nuovo" per aggiungere una nuova abbreviazione.
1) Digitare il codice mnemonico della abbreviazione (ad esempio "sp")
2) Digitare eventali note (vedi in seguito l'utilità delle note)
3) Digitare il testo completo che si vuole far corrispondere all'abbreviazione (ad esempio "sollecitare pagamento")
4) confermare
L'abbreviazione appena inserita comparirà in griglia.
Se si desidera utilizzarla immediatamente, premere invio: il testo dell'abbreviazione selezionata sarà inserito nella casella di testo o memo ; altrimenti premere Esc per uscire dall'archivio.
I pulsanti "modifica" e "cancella" svolgono le funzioni che indicano.
Il pulsante "duplica" è utile in caso di inserimento di abbreviazioni simili tra loro ; con "duplica" l'abbreviazione evidenziata viene duplicata in un nuovo rigo dell'archivio ; si potrà quindi modificare opportunamente il testo completo, assegnare all'abbreviazione un nuovo codice mnemonico, e confermare.
Dove sta la velocità ?
Una volta inserite alcune abbreviazioni, utilizzarle è semplicissimo e rapidissimo.
Mentre il cursore lampeggia su una casella di testo o memo, premere CTRL+A, digitare il codice mnemonico dell'abbreviazione che interessa (ad esempio "sp") e premere invio. Il testo completo corrispondente alla abbreviazione (ad esempio "sollecitare pagamento") comparirà nella casella di testo o memo.
E' un enorme risparmio di tempo.
FAQ: risposte alle domande più frequenti
D: I codici mnemonici devono essere univoci ?
R: Si, altrimenti si avrebbe ambiguità nella selezione delle abbreviazioni.
D: Possono esistere abbreviazioni con codice mnemonico vuoto ?
R: No.
D: Quanto possono essere lunghi al massimo i codici mnemonici ?
R: 12 caratteri.
D: Quanto può essere lungo al massimo il testo completo corrispondente all'abbreviazione ?
R: 32768 caratteri.
D: Nel testo completo corrispondente all'abbreviazione posso inserire formattazione, immagini, link o altri elementi ?
R: No, perchè si tratta di testo semplice (ascii).
D: Se cancello o modifico un'abbreviazione, che fine fa il testo corrispondente a quella abbreviazione che avevo già inserito in passato in schede cliente, eccetera?
R: Non viene modificato in nessun modo nè cancellato.
D: Quale è l'utilità delle note ?
R: Le note sono utili per dividere le abbreviazioni in categorie (contesti): ad esempio "Anamnesi", "Storia Clinica", "Prestazioni". Se non ci si ricorda un codice, usando le note sarà semplice, ordinando la griglia delle abbreviazioni per questo campo, identificare il blocco di abbreviazioni che fa riferimento ad una stessa categoria di abbreviazioni, quindi selezionare manualmente l'abbreviazione che interessa.
D: Non ricordavo il codice, ma scorrendo la griglia delle abbreviazioni ho trovato l'abbreviazione che mi interessa. Come inserirne il testo al volo nella mia casella di testo/memo ?
R: Con doppio clic sul rigo con l'abbreviazione in questione.
D: Posso categorizzare le abbreviazioni attraverso i codici mnemonici ?
R: Si, certo. La parte iniziale del codice può essere usata per indicare la categoria (contesto) dell'abbreviazione. Ad esempio "an" potrebbe essere usato per indicare un'abbreviazione che fa riferimento ad un'anamesi, "lv" per un lavoro, eccetera. |